Comment gérer la communication en cas de sinistre ?

Les mauvaises nouvelles voyagent vite, très vite. Lorsque le pire arrive, il est important de rapidement mettre en place un plan de communication et de l’exécuter. Vous pourriez-même gagner un temps considérable [et le temps c’est de l’argent] en établissement ce plan dès aujourd’hui…

Suivons ce qui se passe en cas de sinistre en suivant quelques exemples :

S’il y a un feu en dehors des horaires habituels de travail et l’alarme est connectée directement à un centre de surveillance, la réponse des services d’urgence va être enclenchée automatiquement ou quelqu’un va appeler le 112 (services d’urgence dans l’Union Européenne) ou le 15 (Samu) ou le 18 (pompiers)

Quand vous en entendrez parler, vous allez sans aucun doute vous précipiter sur place et on espère trouver les services d’urgence déjà là, en action. Vous ne pouvez pas sous-estimer à quel point cette expérience peut être traumatisante. Vous pourriez vous sentir bouleversé, et il vous sera peut-être difficile de réfléchir correctement. Mais quelqu’un doit prendre le contrôle rapidement. Il est temps, désormais, de commencer à mettre en œuvre le plan de continuité de l’activité, s’il y en a un.

Prendre les premières décisions

Par exemple un client a été la victime d’un incendie volontaire. Son plan de continuité s’est avéré très utile. Il leur a rappelé les quelques actions simples qu’ils avaient à prendre :

  • renvoyer les lignes de téléphone
  • rediriger le courrier
  • contacter les clients

Bien sûr il y eu aussi d’autres priorité à considérer : établir des priorités est crucial et partager les tâches à faire permet d’exécuter toutes les urgences sans délai.

Booster la communication

En particulier, il faut penser à booster la communication. Quels messages devez-vous faire parvenir à vos salariés, à vos clients, à vos fournisseurs ? Quel message doit être posté sur le site web ? Il est en effet important de gérer les attentes de vos clients et partenaires :

  • Y aura-t-il des délais de livraison ? de paiement ?
  • Certaines commandes devront-elle être annulées ? certains rendez-vous décalés ?

La presse locale ou les réseaux sociaux peuvent colporter des informations inexactes sur l’état de votre entreprise. Vous devez être prêt à les prendre de vitesse et à rétablir rapidement la réalité. Il faut rassurer. Une communication claire sera très bénéfique pour apaiser les plus anxieux.

Pensez à élaborer une campagne marketing et de relation publique de façon continue tout au long de la période de crise pour appuyer l’entreprise est critique.

Ces actions sont critiques pour remettre le business en état et protéger sa réputation.

Avoir une bonne assurance multirisque professionnelle vous permettra de passer le plus de temps possible à assurer la continuité de votre activité plutôt qu’à gérer des relations avec un assureur. Demandez-nous conseil et obtenez un devis gratuit sans engagement.